Q&A

Ekonomi – hur sköts den?

Klubben lämnar ifrån sig all bokföring till en bokföringsbyrå som fakturerar klubben för sitt arbete. De som gör utlägg för klubben som tex inköp av bollar, blommor, priser och råvaror till kaféet får fylla i ett underlag med vad man handlat, namn, kontonummer för återbetalning och fästa kvittot på underlaget. Detta lämnas till bokföringen som gör återbetalningen och bokför köpet under rätt konto. Redovisningsbyrån får via mail klubbens fakturor för el, vatten, arrende osv och betalar dessa åt klubben under hela året via klubbens konto. Efter bokslut lämnas detta till auktoriserad revisor som reviderar denna. Bokföringsbyrån gör även klubbens deklaration. Revisorn får ingen ersättning.

Kommunikation

Ja vi har varit urdåliga på att kommunicera, både i rätt tid och kanske om rätt saker. Vi har valt att finnas vid banorna på anslagstavlan, på hemsidan och i nyhetsbrev. När man idag skall kommunicera som klubb är det fortfarande en eller flera personer som måste skapa och publicera innehållet. Det uppkommer många möjligheter kring var man skall finnas med sin kommunikation idag:

  • Var skall vi finnas? Anslagstavlan, hemsidan, FB, Instagram, Twitter, Whatsapp, Snapchat
  • Vem har ansvaret?
  • Vad är viktigt att informera om?
  • Vem skriver texten?
  • Vad är roligt att få information om?
  • Hur gör vi med bilder och barn?
  • Hur gör vi med bilder och GDPR?
  • Hur ofta skall vi ”lägga ut” något?
  • Vem skall ta bilderna? Vem skall publicera dem? Vem skall kolla att det är OK att publicera?
  • Vad tar det egentligen i tid att lägga ut information?

Vår ambition är att all information ligger på hemsidan och det är vår huvudsakliga kanal. Dagliga händelser som tex Dagens Rätt finns på Instagram som är kopplat till hemsidan.

Vad vill Älgö TK

Älgö TK vill, som vår värdegrund säger, vara en inkluderande klubb där alla skall känna sig välkomna. Vi vill att vi hjälps åt och att alla blir sedda. Därför försöker vi säga hej till alla som passerar vid banorna. Alla känner ju inte alla! Så ibland kan det kännas lite avigt.
Vid KM har vi tex börjat med dagvärdar, de är nya för 2021 och det innebär också att du som är anmäld kanske inte vet vem, eller hur du skall kontakta dem. Det kommer vi att arbeta vidare med 2022.

Vad kan du som medlem göra för att hjälpa till och göra klubben ännu bättre?

  • Betala årsavgiften i tid = innan 1 juni
  • Om du byter adress, meddela styrelsen via info@algotk.se (vi är inte clearvoyanta)
  • Säg HEJ till alla vid banorna
  • Hjälpa till istället för att be någon annan göra, tex om toalettpappret är slut – be ungdomarna i kaféet om några rullar och sätt dit dem! Istället för att säga till att toalettpappret är slut.
  • Ta bort din disk och lämna inget skräp – någon måste ju ta bort det.
  • Om du tycker något kan förbättras, var med och gör det bättre.
  • Kom med i någon av de kommittéer vi startar till 2022, det blir roligare då.

Alla känner inte till att vi på gammalt manér lägger ut vår information på anslagstavlan först, att vi inte ringer upp om spelscheman osv. Vi är alla här på ideell bas och tiden räcker kanske inte alltid till.

Banskötsel

Björn är huvudansvarig för banorna och fattar beslut om vad som behöver göras. Det kan vara att fylla på grus, rensa ogräs eller stänga pga av regn. Till sin hjälp har han ett gäng medlemmar via en Whatsapp grupp. Vid säsongens början fördelas vattningskvällar ut. I somras blev det en kväll varannan vecka för den som tagit på sig att vara med i bangruppen. Alltså, en medlem hade ansvaret för vattning fyra kvällar på en sommar. De dagar som inte täcks ber Björne ungdomar att hjälpa till och de får en slant för besväret. Lunchvattning och helgvattning dagtid sker med hjälp av de ungdomar som jobbar som tennistränare.

Klubbens tonåringar

TENNIS

Ungdomar idag slutar att idrotta (all idrott) allt tidigare. Det blir ofta en ”satsning” eller så slutar man. Styrelsen har fattat beslut om att vi vill få våra ungdomar att hänga kvar vid våra banor och i tennisen. Vi har därför satsat på tonårstennis fyra eftermiddagar i veckan, föräldrarna bokar tiderna med sina klipp. En tränare finns på plats och tonåringarna anmäler sig via Whatsapp. På plats lottas de in i spelgrupper – de har själva önskat lottning. En tränare finns på plats och styr övningar så att alla nivåer av spelare kan ha kul ihop. Vi försöker att nå ut till alla ungdomar vi känner till, men det finns säkert fler som kan vilja vara med. Hur man anmäler sitt/sina ungdomars intresse återkommer vi till närmare säsongsstart.

JOBB

Vi försöker också ge öns ungdomar sommarjobb som tränare, vattningsjobb, ogräsrensning och annat som behöver fixas runt banorna, städning av toaletter och andra utrymmen och såklart kan man jobba i kaféet. Allt för att Älgö TK skall vara en levande klubb även i framtiden med en ny generation aktiva medlemmar.

Hur får man jobb på klubben? Man mailar in en intresseanmälan, typ mini-CV till info@algotk.se

Vad händer sedan? Vi brukar göra en liten intervju med varje person, eller träffas i grupp i mitten av maj så får nya intresserade ungdomar träffa dem som numera har lite erfarenhet. Då samtalar vi om sommaren, vad vi kan förbättra, göra nytt, vad man tjänar osv. Sedan får man maila in vilka veckor man vill/ kan jobba. Efter önskemål fördelas sedan arbetstillfällen så lika som möjligt. Vissa ungdomar vill jobba en vecka, andra hela sommaren. Vissa vill jobba ett par timmar om dagen och andra så mycket de får. Vi försöker pussla ihop det så gott det går…

Vi har beslutat om lön efter ålder, så att alla känner att de är lika viktiga och att varje uppgift är lika viktig. Alltså en 15 -åring får samma timpeng för att stå i kaféet, träna barn eller klippa gräs. Efter avslutad säsong hade vi i år en avslutningslunch där vi utvärderade hur sommaren varit, vad som var bra och vad som kan förbättras. Vi talade mycket om hur man meddelar sig med varandra och vad det innebär för ens medarbetare om man är sen på morgonen.

Kafé / servering

Efter att Kerstin blev sjuk strax innan sommaren 2019 har vi testat lite olika lösningar för verksamheten. Alla sätt att driva ett sommarkafé i en förening har sina plus och minus. Vad har kaféet för syfte och funktion? Skall vi ha öppet sju dagar i veckan och fram till 20.00. Vilket utbud bör finnas? Klubbens medlemmar har ett önskemål om att vi har öppet så mycket som möjligt, men efter att ha och summerat tid och pengar ser vi att lördag och söndag har vi en försäljning på ett par hundra kronor. Det blir varken roligt för den som står där, eller för ekonomin. Vi vill också följa den lagstiftning som finns och då får vi i princip inte ha ett större utbud än det vi har.

Utdrag ur skatteverkets text:

En ideell förening måste investera vinsten i föreningens verksamhet. Ett kafé kan ha enklare servering som försäljning av korv, kaffe, kaka eller dricka i anslutning till föreningens aktiviteter. Detta kallas att inkomsterna har ett direkt led eller naturlig anknytning till föreningens syfte. Med rådande lagstiftning och arrenden som gäller i fem år åt gången har styrelsen därför valt att lägga kraft på att få fler ungdomar i verksamheten men inte lägga energi på att bygga om och eller hyra ut kafédelen.

Skaffa sponsorer

Vi har ett par trogna sponsorer som ni säkert sett, Ebab och Grand Design. Utöver det har styrelsen inte prioriterat att lägga tid på att få in sponsorer. Resonemanget har flera sidor. Tex kan vi inte ta in mer än 59 000:- i reda pengar, då blir klubbens hela omsättningen beskattningsbar. Man skulle såklart kunna ta in en sponsor i form av att XX sponsrar banskötsel i form av en summa till Björn. Det kan bli en problematisk lösning skattetekniskt både för sponsorn och för Björn, vi har dock inte utrett detta på djupet. Man kan få in sponsor i form av tex bollar från RS, vad ger vi dem? Räcker det med en logga? Vem har tiden att ”pyssla” om sponsorn? Vi är självklart inte oävna om någon vill ta tag i denna fråga och hjälpa klubben med att få in sponsorer.

Tävlingar/lottningar

För tävlingarna finns en egen kommitté som båda har hand om anmälan, lottningar och att tillsätta dagvärdar. Kommittén består av både styrelsemedlemmar och andra personer i klubben. Kommittén måste ha ett par deltagare som känner till spelarnivå för att få till ”seedningar” i KM och jämna par vid Midsommarturneringen. Vid risk för jäv är den det då gäller inte med vid själva lottningen.

Tränare

En komplex historia… Men först vill vi stämma i bäcken. Nina Grönhagen är inte bortsjasad från klubben, hon har själv valt att inte vara tränare hos oss. Hon bor numera i Skåne. Hon kommer alltid att vara välkommen att vara tränare hos oss. Under de senaste somrarna då Nina inte varit hos oss har vi haft Marcus m.fl från Huddinge TK som huvudtränare i ett par veckor. Vi har även lärt upp och givit våra egna ungdomar tränarjobb. Detta är helt i linje med styrelsens mål att klubben alltid skall vara välkomnande för alla. När mindre barn blir ”kompis” med klubbens tonåringar skapas en skön stämning som ger trygghet för alla. Dagens tonåringar och tränare blir någon att se upp till, bjuda hem på saft eller be om en extra träning med, eller vilja vinna mot! För oss i styrelsen är detta en viktig del av framtiden.

Vuxenträning, ja det är inte så lätt. Det skall vara rätt tränare vid rätt tidpunkt i rätt grupp! Dessutom skall tränaren ta sig till Älgö och få till arbete i tre till fyra timmar i sträck. Vi kan inte heller motivera en tränare att boka upp sig för vår klubb om vi låter fler tränare agera på samma marknad. 2021 försökte vi med att erbjuda vuxentränare på veckobasis, det blev sådär. När tränaren hade bokat på, så bokade eleven av men med så kort varsel att det inte gick att fylla på med ny elev. Dessutom, helt förståeligt vill man inte boka en tränare som man inte känner till. Till sommaren 2022 kommer ett nytt försök med vuxenträning. Förslag och någon som vill hålla i det mottages tacksamt av styrelsen.

Tennisskolan

Tennisskolan är en populär aktivitet som erbjuds veckan 24-28 med uppehåll veckan innan KM och under KM för en avslutande vecka innan skolorna startar. För att få ihop ett schema som fungerar både för de deltagande familjerna, tränare och simskolan förbokar vi timmar. Det betyder att vi tar timmar som kanske just du vill spela på vilket såklart är olyckligt. Hur vi än gör kommer det att krocka för någon. Vi hoppas att vi som klubb kan se att tennisskolan genererar nya tennisspelare, jobb till ungdomarna och intäkter till klubben. Vi bokar aldrig upp fredag, lördag eller söndag för tennisskolan. Summerar man tennisskolans timmar på en vecka när det är som mest bokat har tennisskolan förbokat 8 timmar på en dag. (Det finns 24 bokningsbara tider på en dag).

Klubbens aktiviteter

Medlemskvällar, KM, banskötsel, tennisskola, vuxenträning, schemaläggning av kafé, KM, ev kräftskiva och Saltis-match. Inför nästa säsong hoppas vi få lite hjälp med att ett par medlemmar kan tänka sig att aktivt verka i någon av dessa aktiviteter. Självklart får du/ni stöd från styrelsen. Hur man anmäler sitt intresse återkommer vi till närmare säsongsstart.

Saltis-matchen

Sedan 40-talet har vi haft en vänskapsmatch mot Saltis. Vartannat år hos dem och vartannat hos oss, med vissa undantag. Nippe har sedan ett par år erbjudit sig att vara vår lagledare, det tackar vi för. Det är ett enormt jobb att ta ut ett lag och få det att matcha mot Saltis. Det uppkommer diskussioner om laget och uttagningen varje år och frågan är komplex. 2021 gjorde vi ett försök att tydliggöra grunden för uttagningen. Det var en god idé men det kommunicerades dåligt och för sent. Det ber vi om ursäkt för och skall försöka få till det bättre till 2022. Vi vet redan nu att matchen går hos Saltis och är planerad till den 13 augusti. Saltis kommer att ge oss en idé på matchuppställning och vi får anpassa oss till det. Grundtanken med denna dag är att den skall vara trevlig, rolig med bra tennis på alla nivåer!